Переход на электронные трудовые книжки: каковы риски для работников?

Question

Добрый день!Руководство хочет перевести всех сотрудников на электронные трудовые, но у работников возникают опасения на этот счет, связанные с тем, что:- у пенсионного фонда может "слететь" информационная база; - пенсионный фонд может разнести данные, переданные работодателем, некорректно, с ошибками (некоторые уже сталкивались на собственном опыте с недостоверными сведениями в пенсионном);- бумажная трудовая книжка уже будет недействительна как документ для того, чтобы что-то доказать;- у работника на руках не будет имеющего юридическую силу документа, который будет подтверждать его стаж.В следствии чего придется разбираться с пенсионным и восстанавливать сведения, могут возникнуть проблемы со стажем при выходе на пенсию и т.п.Скажите, пожалуйста, оправданы ли эти риски и стоит ли переводить работников на электронные трудовые, если они не согласятся как их убедить в удобстве и безопасности этого способа?Предполагаем, что бумажные трудовые в ближайшем будущем все равно отменят абсолютно для всех, в том числе для тех, кто сейчас оставит бумажную версию.Благодарю.

User 1 · Answer

Здравствуйте.Руководство хочет перевести всех сотрудников на электронные трудовыеВ 2020 году работник сам принимает решение о переходе на ЭТК, путем подачи заявления работодателю (п. 2 ст. 2 Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ).Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 годуоправданы ли эти риски и стоит ли переводить работников на электронные трудовые, если они не согласятся как их убедить в удобстве и безопасности этого способа?На сайте ПФР есть очень подробная информация о ЭТК, в том числе вопросы-ответы касающиеся рисков, пусть почитают:

User 2 · Answer

Здравствуйте.Сейчас видно что рисков для работников меньше чем плюсов. Работодатель не сможет испортить, тем более что если откажется исправлять то в электронную.

User 3 · Answer

EvgenyaG, Благодарю!Ефимов Павел, да, согласна с Вами. Спасибо!

User 4 · Answer

Руководство хочет перевести всех сотрудников на электронные трудовыеВ 2020 году работник сам принимает решение о переходе на ЭТК, путем подачи заявления работодателю (п. 2 ст. 2 Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ).Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 годуоправданы ли эти риски и стоит ли переводить работников на электронные трудовые, если они не согласятся как их убедить в удобстве и безопасности этого способа?На сайте ПФР есть очень подробная информация о ЭТК, в том числе вопросы-ответы касающиеся рисков, пусть почитают: дня всем!Автору вопроса и всем обсуждающим. Риски для работников безусловно по моему мнению есть и/или будут в дальнейшем для тех, кто по-прежнему вместе со своим потенциальным работодателем осуществляет трудовую деятельность без надлежащего оформления в соответствии с требованиями ТК РФ, либо в рамках исполнения работ/услуг, оформленных по договорам гражданско-правового характера. Соответственно такие работодатели нарушают полностью или частично требования налогового и пенсионного законодательства, а работники могут быть лишены в таких случаях защиты от государства в разных аспектах.Справедливости ради стоит подчеркнуть, что таких случаев ненадлежащего оформления отношений между работодателем и лицом, которому предоставляется возможность трудоустройства по ТК РФ и по договорам ГПХ все меньше становится с каждым годом, Многие предпочитают "не светиться" перед ФНС, но и ФНС вместе с иными госучреждениями, в т.ч.с ПФР имеет все больше возможностей отслеживать занятость трудоспособных граждан.Стоит отметить, что определенная информация об этом  учитывается в таких госресурсах как- Сайт госуслуг см.  где для получения поименованных на сайте услуг требуется открытие "Личного кабинета" с набором персональных данных;- Единый государственный реестр налогоплательщиков (ЕГРН)  (см.на сайте ФНС по ссылке  )- "Личный кабинет гражданина" на сайте ПФР   "Личный кабинет гражданина" на сайте ЕГИССО см.  "Личный кабинет" инвалида на сайте ФРИ см.  ПФР ведет в своей базе "Единый реестр застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию", который  формируется в целях учета и обеспечения пенсионных прав застрахованных лиц, осуществляющих формирование своих пенсионных накоплений для финансирования накопительной части трудовой пенсии и  передающих свои обязательные пенсионные накопления в выбранные ими НПФ.ПФР также  осуществляет обмен инфомацией в соответствии с Соглашением об обмене информацией в электронном виде с ФНС .ФНС в свою очередь открывает и контролирует  "Кабинет физического лица", "Кабинет ИП", "Кабинет ЮЛ", а также в отдельном порядке учет физических лиц, получивших   статус самозанятого плательщика налога на профессиональный доход.И это далеко не полный перечень тех программ, которые подконтрольны государству с использованием возможностей цифровых технологий.Независимо от того выберет ли работник ведение сведений о его трудовой деятельности в бумажном варианте с сохранением записей в ручном варианте в ТК или выберет ЭТК, для учета его трудовой деятельности  в базе ПФР это не принципиально, т.к.при любом варианте работодатель с 2020 года обязан предоставлять в ПФР форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о приеме, переводах и увольнении работника. А эта форма учитывается на индивидуальном лицевом счете работника  и отражается в "Личном кабинете гражданина" на сайте ПФР по первой строке. При этом все данные, учтенные в  ЛК соответственно учитывается в цифровых государственных ресурсах. ПФР - государственное учреждение.К тому же для тех, кто начнет трудовую деятельность только в 2021 г.в соответствии со ст.66.1 ТК РФ сведения о приеме, переводах  и увольнении будут вестись работодателями только в формате ЭТК.Да и для работодателей переход на ведение своей финансово-хозяйственной деятельности в электронные форматы становится все более оправданным и выгодным с применением программных продуктов и услуг, предоставляемых сертифицированными разработчиками, в т.ч.с применением облачных технологий.

User 5 · Answer

Татьяна Бандюк, добрый день!Благодарю за ответ. В том и дело, что организации это удобней, вопрос в том, как убедить в безопасности этого способа работников.

User 6 · Answer

Татьяна Бандюк, добрый день!Благодарю за ответ.В том и дело, что организации это удобней, вопрос в том, как убедить в безопасности этого способа работников. Коллега! Вам ранее приводили ссылку на сайт ПФР, где изложена подробная информация про ЭТК, в т.ч.и от ПФР см.здесь   Вопросы-ответы по электронной трудовой книжкеВопросы-ответы 1по ссылке  11 Вопрос: Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.  К тому же ПФР как страховщик в системе обязательного пенсионного страхования обязан по нормам закона №27-ФЗ "Об  индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"  Статья 16. Права и обязанности органов Пенсионного фонда Российской Федерации, связанные с осуществлением индивидуального (персонифицированного) учета   Органы Пенсионного фонда Российской Федерации обязаны:  - обеспечивать своевременное включение в соответствующие индивидуальные лицевые счета сведений, представленных налоговыми органами и страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, органами, предоставляющими государственные или муниципальные услуги, зарегистрированными лицами, а также надежное хранение этих сведений;   -   осуществлять контроль за правильностью представления страхователями, органами, предоставляющими государственные или муниципальные услуги, сведений, определенных настоящим Федеральным законом, в том числе по их учетным данным;  -   в целях обеспечения предоставления государственных и муниципальных услуг зарегистрированным лицам, а также в целях исполнения государственных и муниципальных функций предоставлять федеральным органам исполнительной власти, государственным внебюджетным фондам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации по их запросам в электронной форме посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия сведения о факте работы зарегистрированного лица, а также о факте начисленных за него страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, за исключением сведений о лицах, оказывающих или оказавших содействие органам, осуществляющим оперативно-разыскную деятельность, на конфиденциальной основе, передача которых допускается лишь с их согласия в письменной форме и в случаях, предусмотренных федеральными законами;  -   направлять федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальным органам (государственным инспекциям труда) в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия информацию о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 6 настоящего Федерального закона, в течение пяти рабочих дней со дня выявления указанного нарушения.    Статья 17. Ответственность органов и должностных лиц Пенсионного фонда Российской Федерации и иных государственных внебюджетных фондов, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, страхователей, списание безнадежных долгов по штрафам    Руководители, а также другие должностные лица органов Пенсионного фонда Российской Федерации и иных государственных внебюджетных фондов, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, страхователей, участвующих в соответствии с настоящим Федеральным законом в сборе, хранении, передаче и использовании сведений, содержащихся в индивидуальных лицевых счетах, обязаны обеспечить соблюдение законодательства Российской Федерации по вопросам защиты информации, в отношении которой установлено требование об обеспечении конфиденциальности информации (персональных данных). Виновные в незаконном ограничении доступа к указанным сведениям или нарушении режима защиты информации несут ответственность в соответствии с уголовным, гражданским законодательством и законодательством об административных правонарушениях.  Объясняйте своим работникам какие обязанности несет работодатель при передаче сведений о работниках в госорганы в электронном виде, как сам оформляет порядок обеспечения защиты персональных данных при переходе организации полностью или частично на электронный документооборот в сферах своей финансово-хозяйственной деятельности.Что касается ответственности ПФР в обеспечении защиты требованиям  законодательства, то в системе ПФР работает   Межрегиональный информационный центр (МИЦ ПФР)  см.по ссылке  ., где подчеркнуто"  Государственное учреждение – Межрегиональный информационный центр Пенсионного фонда Российской Федерации (МИЦ ПФР) создано в ноябре 2015 года.Основная функция - сбор и актуализация всех баз и счетов,  централизованная эксплуатация программно-технических комплексов ПФР." Положение о МИЦ утверждено   ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правления ПФР от 23 октября 2015 г. N 394п "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ -МЕЖРЕГИОНАЛЬНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ЦЕНТРЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ". Что касается ответов на Ваши вопросы в исходном тексте, а именно  - у пенсионного фонда может "слететь" информационная база (отвечаю с учетом приведенных выше пояснений , что руководство ПФР  и  руководство МИЦ ПФР несут ответственность перед государством за обеспечение защиты  персональных данных)- пенсионный фонд может разнести данные, переданные работодателем, некорректно, с ошибками (некоторые уже сталкивались на собственном опыте с недостоверными сведениями в пенсионном, отвечаю, да возможно  по прежним периодам учета отчетных данных на ИЛС  (база ПФР постоянно совершенствуется) может и были подобные случаи и я отвечала по таким обсуждениям на форуме, но для этого с 2015г.ПФР и начал открывать "Личный кабинет гражданина", чтобы он(а) заранее до наступления пенсионного возраста проверил(а) сведения, отраженные на своем ИЛС с начала трудовой деятельности и при необходимости дополнить ИЛС или что-то  в  нем уточнить своевременно обращались в ПФР );- бумажная трудовая книжка уже будет недействительна как документ для того, чтобы что-то доказать; (отвечаю, что пока не стоит ее выбрасывать, если не уточнили состояние своего ИЛС с начала трудовой деятельности, сравнивая данные с содержанием ТК)- у работника на руках не будет имеющего юридическую силу документа, который будет подтверждать его стаж (отвечаю, что бумажный вариант ТК по-прежнему будет иметь юридическую силу до даты отказа от нее в пользу ЭТК, а в дальнейшем работник при увольнении будет получать подтверждение о своей трудовой деятельности от работодателя при увольнении в форме СТД-Р и от ПФР при заказе справки по первой позиции "ЭТК" в своем ЛК на сайте ПФР, заверенной усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного работника ПФР, закажите себе справку из первой позиции и сами увидите ее вид).PS в обсуждаемую тему дополнение от 23.11.20г.Вчера на ТВ в программу Владимира Соловьева были приглашены ответственные лица от Минфина и ФНС. ФНС празднует свое 30-летие. Прозвучала замечательная мысль о том, что ФНС теперь не только и не столько фискальный орган, а сервис для граждан, позволяющий дистанционно оплачивать полагающиеся налоги и ФНС теперь нет необходимости проведения регулярных выездных проверок. По многим позициям ФНС в режиме постоянно  проводимого мониторинга может видеть финансово-хозяйственную деятельность налогоплательщиков, примерами такого мониторинга и контроля признано успешное внедрение ККТ и программы для самозанятых плательщиков налога на профессиональный доход.Совсем недавно во всех средствах массовой информации прошли публикации о том, что   Президент подписал Указ «О совершенствовании государственного управления в сфере цифрового развития, связи и массовых коммуникаций» (см.  ), позволяющего при его исполнении всеми госучреждениями усовершенствовать их взаимодействие при предоставлении государственных услуг.А все, что входит в компетенцию ПФР, в т.ч.предоставление документов из ЛК при обращении граждан,  является государственной услугой.Для обеспечения защиты информации действуют соответствующие законы, а все участники поименованные в этих законах обязаны их исполнять.Это имеет отношение не только к госорганам, но и к самим работодателям.

User 7 · Answer

Добрый день!На мой взгляд, никого ни в чем убеждать не надо.Работник должен сам взвесить все за и против, оценить риски и принять решение. Сам.Если Вы будете его "агитировать" за что-то, тем самым возьмёте моральную ответственность за любой незначительный сбой на себя.Что бы ни случилось, виноватым будете Вы, а не кто иной.Поэтому мой совет - формализуйте общение по поводу трудовой книжки до исполнения своих обязанностей, а решение должен принять сам работник. Любое решение. Вы даже можете и не представлять, какой риск для работника самый главный.Успехов!

Переход на электронные трудовые книжки: каковы риски для работников?

Comments